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Informations sur le Système de Caisse Enregistreuse

Ce document guide l’hôtelier/restaurateur à travers les étapes à parcourir afin d’installer un Système de Caisse Enregistreuse. Attention: ceci n’est pas un document officiel. La seule information légale correcte peut être consultée sur le site internet du service public: http://www.minfin.fgov.be/gkssce/caisse-enregistreuse/index.htm

1       Qu’est-ce qu’un Système de Caisse Enregistreuse (SCE)

Un Système de Caisse Enregistreuse est composé de 3 éléments:

  • Un système de caisse certifié par le service public. Tout fabriquant de caisse doit faire certifier son système par le service public. Une circulaire a été publiée par le service public, reprenant les critères auxquels les caisses doivent satisfaire. La condition principale est la possibilité de communiquer avec un FDM (Fiscal Data Module ou BlackBox dans le langage commun). Lorsque le système de caisse est adapté à ces normes, le fabriquant doit présenter sa solution au SPF Finances, qui testera tout en détail (durant une période de minimum 3 semaines).  Lorsque les tests sont concluants, le fabriquant reçoit un certificat du service public, et peut installer son système de caisse comme élément d’un Système de Caisse Enregistreuse. Winner Hotel Software a reçu un tel certificat pour son logiciel Winner Point of Sales version 12a en date du 31/01/2014.
  • Un FDM (Fiscal Data Module) certifié par le service public. Tout fabriquant de fiscal data module doit faire certifier son appareil par le service public. Ici étalement, une circulaire a été publiée par le service public, reprenant les critères auxquels les appareils doivent satisfaire. Pour l’instant, le seul fournisseur certifié dans le pays est la société Eutronix, avec son produit Cleancash.
  • Une carte VSC délivrée par le service public. (VAT Signing Card). Un restaurateur ne peut utiliser son système de caisse, relié à un FDM certifié, que s’il y insère sa carte VSC personnelle. Cette VSC lui est fournie par le SPF Finances après que le restaurateur ait fourni les données du système de caisse qu’il a acheté, ainsi que du FDM certifié qu’il utilisera.

2        Fonctionnement d’un SCE

Le FDM Cleancash est relié via un câble sériel au système de caisse Winner Point of Sales. La carte VSC est glissée dans le FDM.

Lorsque vous lancez le système de caisse pour la première fois, le système vous demande d’introduire votre code PIN personnel de la carte VSC. Le système peut ensuite être démarré.

Les utilisateurs doivent s’enregistrer. En arrière-plan, le numéro de Registre National est envoyé au FDM, de manière à enregistrer le personnel au travail dans le restaurant ou l’hôtel.

Dès que vous pointez des articles sur la caisse, les informations sont envoyées intégralement vers le FDM. La caisse reçoit ensuite une signature digitale du FDM, qui doit être conservée dans un journal digital.

Chaque correction éventuelle est également enregistrée dans le FDM.

Lorsque vous imprimez une note, celle-ci est également d’abord envoyée vers le FDM, une clé y est générée, et la caisse ne peut imprimer le ticket qu’après avoir reçu cette clé. La clé doit être imprimée sur le ticket pour contrôle. En haut de ce ticket, un texte indique en grand qu’il s’agit d’un TICKET DE CAISSE TVA. Tout autre document qui peut être imprimé (note intermédiaire, bon de commande, rapports, …) doivent reprendre le texte en grand “CECI N’EST PAS UN TICKET DE CAISSE TVA VALABLE”.

3       Si le SCE ne fonctionne plus ?

  • La caisse ne peut plus être utilisée dès qu’un des 3 composants du SCE ne fonctionne plus. Si par exemple le lien vers le FDM est coupé, vous ne pouvez plus rien pointer dans le logiciel de caisse, ni un bon de commande vers la cuisine.
  • L’Hôtel/Restaurateur doit, en cas de panne, en faire part au FOD Finances DANS L’HEURE.
  • L’Hôtel/Restaurateur doit rapporter au FOD Finances ENDEANS LES 24 HRS lorsque le SCE est réparé
  • Dès que le SCE ne peut plus être utilisé, l’Hôtel/Restaurateur doit basculer les souches TVA. Et ceci jusqu’à ce que le SCE soit réparé.

4       Règlementation concertant l’introduction des SCE

  • Pour toute entreprise horeca dont le revenu est composé provient de minimum 10% de nourriture
  • Sauf pour les hôtels qui facturent tous leur revenu horeca sur la note hôtel du client
  • Facultatif à partir de 2014
  • Obligatoire à partir de 2015 par vagues. Le service public fournira par région une date en 2015 à toutes les installations horeca dans le pays, date à laquelle ils doivent disposer de leur SCE. Par exemple : tous les restaurants de la région de Liège pour le xx/xx/2015, tous les restaurants de la région de Namur pour le yy/yy/2015…

5       Avantages de l’installation

-          Réduction ONSS, applicable à partir du trimestre suivant l’installation d’un SCE

  • €500.00 réduction ONSS par trimestre, pour maximum 5 salariés plein temps
  • €800.00 si salariés < 26 ans

-          Important

  • Uniquement possible pour les entreprises
  • Obligation supplémentaire : enregistrement horaire de tout le personnel

6         Procédure pour l’installation d’un SCE

6.1       La commande

  • L’Hôtel/Restaurateur contacte WHS et reçoit une offre pour son SCE
  • L’Hôtel /Restaurateur commande son SCE via le bon de commande signé
  • L’Hôtel /Restaurateur commande le matériel pour la caisse (ordinateur, écran, imprimante ticket, convertisseurs moxa (voir plus loin) et extensions éventuelles). Il se base pour ceci sur les exigences de matériel minimales de Winner Hotel Software.
  • L’Hôtel /Restaurateur commande des  souches TVA, afin de pouvoir continuer à travailler si le SCE tombe en panne.

6.2       L’enregistrement

  • L’Hôtel /Restaurateur s’enregistre sur le site internet du service public (consultez les liens intéressants à la fin de ce document pour la procédure), via sa carte EID ou Token.
  • WHS enregistre le numéro de série unique du FDM CleanCash sur le site du service public, et livre de manière digitale (via le site internet) à l’Hôtel /Restaurateur
  • WHS enregistre le numéro de série unique de la licence logicielle sur le site du service public, et livre de manière digitale (via le site internet) à l’Hôtel /Restaurateur
  • L’Hôtel /Restaurateur accepte les deux livraisons sur le site, et replie les numéros de série afin d’effectuer la demande pour sa carte VSC envers le SPF Finances.

6.3       La livraison

  • Le SPF Finances envoie la carte VSC et le code PIN à l’Hôtel /Restaurateur
  • L’installateur de matériel informatique installe la casse et les extensions matérielles
  • WHS vient sur place pour installer le CleanCash et démarrer le SCE.

7       Déterminer le nombre de caisses et de boîtiers CleanCash nécessaires

Règle: un point de vente avec numérotation de factures par incrémentation, où minimum 10% du chiffre d’affaire provient de vente de nourriture, et acceptant des clients extérieurs = 1 boîtier CleanCash.

Par contre, l’Hôtel/Restaurateur doit décider du nombre de boîtiers CleanCash en collaboration avec son conseiller fiscal personnel.

Exemples:

-          Pour un point de vente ‘service en chambre’, vous n’avez pas besoin de boîtier : il n’y a pas de vente externe

-          Pour un point de vente bar vendant également des snacks, et un point de vente restaurant, acceptant tous les deux des clients externes: 2 boîtiers individuels CleanCash sont nécessaires

-          Pour un restaurant avec 2 ordinateurs, acceptant des clients externes : 1 seul boîtier CleanCash suffit

-          Pour un point de vente Banquets, pour lequel la facturation est exclusivement sur les notes globales hôtel : vous n’avez pas besoin de boîtier CleanCash.

8       Préparer le lien avec le boîtier CleanCash

La communication avec le boîtier CleanCash s’effectue via RS232 (= connexion sérielle). Un boîtier CleanCash peut être relié de 2 manières: directement à l’ordinateur ou dans le réseau via un Convertisseur Moxa.

8.1       Dans le réseau via un convertisseur Moxa

Nous conseillons d’installer le(s) boîtier(s) CleanCash dans le réseau. Les convertisseurs MOXA RS232 vers IP sont stables et fonctionnent de la manière suivante :

  • Un blackbox peut communiquer avec plusieurs ordinateurs, aussi bien pour l’utilisation de plusieurs caisses que pour le module d’enregistrement horaire du personnel
  • Evite le souci de ports COM défectueux sur l’ordinateur
  • Vous pouvez ainsi connecter le blackbox à partir d’un endroit sécurisé (server room / backoffice) au lieu de quelque part sous le comptoir

Note technique pour le fournisseur de matériel: Lorsque vous installez des convertisseurs MOXA, un port COM virtuel est attribué à l’adresse IP du convertisseur. Le MEME port com doit être attribué à la même adresse IP sur TOUS LES ORDINATEURS communiquant avec le blackbox. Ceci incombe de la responsabilité de l’hôtel/fournisseur matériel.

8.2       Liaison directe avec l’ordinateur

Vous pouvez utiliser un port COM de l’ordinateur s’il y en a un de disponible. S’il n’y a pas de port COM de disponibles, nous recommandons vivement EDGEPORT de DIGI. Nous avons eu de mauvaises expériences avec d’autres modèles. Etant donné les conséquences importantes d’une connexion défectueuse, il est utile de suivre notre conseil.

Dès que plusieurs ordinateurs peuvent utiliser le même point de vente, le Cleancash DOIT être installé dans le réseau via un Moxa. Il n’est plus possible de le relier en local.

Pensez également à l’utilisation du module d’enregistrement horaire : lorsque le cleancash est relié en local (directement sur l’ordinateur), il FAUT utiliser la caisse ET le module d’enregistrement horaire sur cette même caisse. Le boîtier Cleancash n’étant alors accessible qu’à partir de cet ordinateur uniquement.

9       Contrôle de la configuration des imprimantes

Notre certificat n’est valable que si vous utilisez des imprimantes ticket. Les points de vente reliés à un blackbox DOIVENT donc disposer d’une imprimante ticket. Les imprimantes au format A5 ou A4 ne sont pour l’instant PAS autorisées.

10       Préparation de l’enregistrement horaire

Si vous ne souhaitez pas utiliser des avantages ONSS, les utilisateurs de la caisse doivent quand même s’enregistrer dans le module horaire en début et fin de travail. Si vous souhaitez bénéficier des avantages, TOUS les salariés doivent s’enregistrer en début et fin de travail.

Dans les deux cas, l’enregistrement s’effectue avec le numéro de Registre National des salariés. Ce numéro devra donc être complété pour chaque utilisateur. Etablissez donc une liste avec ces numéros pour quand le SCE sera installé.

Il est possible de s’enregistrer soit avec un nom d’utilisateur & mot de passe, soit avec des badges et un lecteur de proximité. Pour les grandes entreprises, cette dernière possibilité est recommandée. Les modèles de badges & lecteurs de proximité qui sont certifiés par Winner Hotel Software sont repris dans la liste de Matériel Minimum Requis. Ils peuvent être commandés via le fournisseur de matériel informatique de l’Hôtel/du Restaurateur.

11         Liste de contrôle pour l’hôtelier, avant de pouvoir effectuer l’installation d’un SCE

  • Nombre correct de boîtiers CleanCash + intervention d’installation commandée
  • Prévoir le nombre suffisant de licences Winner Point of Sales
  • Les cartes VSC et codes PIN sont en possession
  • Le logiciel de caisse est installé dans le réseau
  • Les imprimantes ticket sont prévues
  • En possession de souches TVA pour l’éventualité d’une panne de SCE
  • Les convertisseurs Moxa sont installés sur tous les ordinateurs concernés par l’enregistrement de contrôle horaire ou logiciel de caisse
  • L’ordinateur pour l’enregistrement du contrôle horaire est désigné (peut être un ordinateur actuel ou l’ordinateur de caisse)
  • Liste des numéros de Régistre National de tous les membres du personnel
  • En option : lecteurs de proximité & badges pour l’enregistrement horaire

4         Liens utiles

Information générale sur le SCE pour le restaurateur:

-          http://www.minfin.fgov.be/gkssce/caisse-enregistreuse/entrepreneur/index.htm

Information sur les avantages:

-          http://www.minfin.fgov.be/gkssce/caisse-enregistreuse/entrepreneur/entree-volontaire-2014.htm#B

-        https://www.socialsecurity.be/site_fr/employer/infos/horeca/about-tax-cut.htm


Information sur la détermination du nombre de boîtiers Cleancash:

-          http://www.minfin.fgov.be/gkssce/caisse-enregistreuse/entrepreneur/qui.htm#A

Guide d’enregistrement pour l’exploitant:

-          http://minfin.fgov.be/gkssce/doc/GUIDE_utilisateur_application_web_SCE_20131129.pdf

 

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